Jak zarządzać projektami w HR?

Co to są projekty HR? Wyjaśnienie pojęcia

Definicja projektów w HR jest dość intuicyjna i w dużej mierze wynika już z samej nazwy, ponieważ odnosi się do specjalnych inicjatyw podejmowanych w dziale zasobów ludzkich, które mają przynieść mierzalny efekt. Takim mianem określa się ogół działań występujących w określonym przedziale czasowym, które bezpośrednio lub pośrednio oddziałują na codzienną pracę wykonywaną przez HR-owców oraz mają wpływ na zastosowany sposób zarządzania kadrą pracowniczą w organizacji. W tej dziedzinie może być realizowanych wiele różnych projektów HR, których założenia wdraża się w celu wprowadzania zmian we wskazanym obszarze, ukierunkowanych na udoskonalanie praktyk i standardów działania stosowanych na poszczególnych etapach administrowania personelem.

Co można nazwać projektami w HR? Przykłady

Konkretny rodzaj zastosowanego projektu HR zależy od kilku czynników (między innymi specyfiki podmiotu, którego dotyczy, jego struktury organizacyjnej, czy liczby zatrudnionych tam pracowników), jednak te najczęściej spotykane przykłady to:

• konstruowanie harmonogramu szkoleń stawiających na rozwój zawodowy i osobisty zatrudnionych,
• wdrażanie nowych koncepcji zarządzania personelem (np. optymalizacja procesów HR poprzez lean management),
• tworzenie projektów dotyczących przekształcenia dotychczasowej kultury organizacyjnej,
• przygotowywanie kompleksowych strategii rekrutacyjnych,
• opracowanie systemu motywowania oraz nagradzania,
• wprowadzanie przedsięwzięć służących znalezieniu równowagi między życiem prywatnym a zawodowym,
• ustalanie nowych polityk personalnych,
• selekcja narzędzi do ewaluacji pracowników,
• realizacja programu sugestii pracowniczych.

Zarządzanie projektami w HR – czym jest i jak wygląda w praktyce?

Zarządzanie projektem w dziale human resources odnosi się do procesu planowania, organizowania, wykonania, kontrolowania i oceniania przedsięwzięć związanych z obszarem administrowania personelem w przedsiębiorstwie. Ostatnim punktem jest zawsze zamknięcie projektu HR, czyli staranna weryfikacja wyników, analiza osiągniętych rezultatów oraz wyciągnięcie wniosków na przyszłość.

Jakie są podstawowe zasady zarządzania projektami HR?

• trzymanie się cyklów życia projektu,\
• jasne sprecyzowanie oczekiwanych rezultatów,
• doskonała organizacja kolejnych etapów przedsięwzięcia,
• dokładne planowanie i trafne nadawanie priorytetów kolejnym czynnościom,
• odpowiednie rozdzielenie poszczególnych zadań wśród zaangażowanych osób oraz właściwy podział odpowiedzialności,
• stała kontrola i natychmiastowe niwelowanie ewentualnych błędów,
• ustalanie harmonogramu prac z konkretnymi, lecz realnymi terminami wykonania każdego z zadań,
• dbałość o sprawną komunikację – przeprowadzanie regularnych spotkań z całym zespołem projektowym,
• identyfikowanie zagrożeń i zarządzanie potencjalnym ryzykiem,
• gotowość do wprowadzania niezbędnych zmian w pierwotnym planie,
• utrzymywanie dokumentacji i podsumowanie projektu po jego sfinalizowaniu.

Narzędzia wspierające zarządzanie projektami w HR – z czego warto korzystać?

Najprawdopodobniej nie istnieje jedno, idealne narzędzie do rozwiązywania wszystkich problemów projektowych w zakresie human resources, jednak można wskazać co najmniej kilka różnorodnych rozwiązań, które zdają egzamin w praktyce, sprawdzając się w bieżącej pracy HR-owców. Na liście instrumentów ułatwiających dążenie do celu, umieszcza się między innymi: karty projektu gromadzące w jednym miejscu wszystkie kluczowe dane, komunikatory pozwalające na wymianę informacji w czasie rzeczywistym i wysyłanie wiadomości prywatnych albo na grupowych czatach, kalendarze, oprogramowania do przydzielania zadań członkom zespołu, wytyczania kamieni milowych i analizowania danych, generatory raportów i prognoz, systemy do zarządzania czasem pracy i rozdzielania budżetu, jak również aplikacje do tworzenia tasków, śledzenia postępów oraz harmonogramowania. Choć może to wydać się dość staromodną propozycją, dla wielu osób przydatny jest także tradycyjny notes i długopis.

Najlepiej celować w narzędzia wspierające zarządzanie projektami w HR, pozwalające na automatyzację najważniejszych czynności, które można dopasować do indywidualnego zapotrzebowania oraz zintegrować ze stosowanymi dotychczas rozwiązaniami.

Jakie są nowoczesne metody zarządzania projektami HR? Podsumowanie

Projekty HR były, są i będą realizowane w przyszłości. Charakteryzowany trend utrzyma się również w najbliższym czasie, ponieważ taki tryb pracy w działach human resources z powodzeniem pozwala osiągać wytyczone cele. Jednak trzeba mieć na uwadze, że tak jak wszystko wokół nas się zmienia, tak samo przekształcenia będą zauważalne w zakresie reguł rządzących zarządzaniem projektami w HR. Bez wątpienia pojawią się nowe, zaawansowane metody, pozwalające realizować te przedsięwzięcia w sposób innowacyjny, czyli skrojony na miarę XXI wieku.

Należy więc na bieżąco śledzić te zmiany, a wtedy, gdy na pierwszy plan wyjdą nieznane dotąd rozwiązania, warto wziąć udział w dedykowanych szkoleniach z nowoczesnych metod zarządzania projektami HR, aby od razu zaktualizować swoją wiedzę i elastycznie dopasować się do aktualnych warunków, efektownie planując, koordynując oraz monitorując procesy zachodzące w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi.