Jak rozliczać karty podarunkowe dla pracowników?

Jak rozliczać karty podarunkowe dla pracowników?

28 Wrzesień 2021

W dzisiejszych czasach większość firm szuka sprawdzonych sposobów, którymi mogliby wyróżnić się wśród konkurencji. Często dotyczy to benefitów, którymi obdarowują pracowników, aby docenić ich lojalność i wpłynąć na przyjazną atmosferę w firmie. Nie sposób nie zgodzić się z faktem, iż zdecydowaną większość sukcesów zawdzięczamy skrupulatnej pracy zespołu i profesjonalnie realizowanym zadaniom przez pracowników. By podziękować za włożony trud, podtrzymać zapał oraz wpłynąć na zwiększenie motywacji i zaangażowania, wielu przedsiębiorców decyduje się na podarunek dla pracownika.

Wręczenie spersonalizowanego upominku, który zapadnie w pamięć całego zespołu i spełni oczekiwania wszystkich pracowników staje się dość problematyczne. Jednak istniejące, nowoczesne rozwiązanie w postaci karty podarunkowe Pluxee Prezent (wcześniej kart podarunkowych Sodexo) są coraz popularniejszym benefitem w nowoczesnych firmach. Pracodawcy wyrażają szacunek względem zatrudnionych, wręczając im karty podarunkowe Pluxee Prezent, które mogą wykorzystać w tysiącach znanych punktów. Dostęp do licznych zniżek, możliwość bezdotykowych płatności czy wiele innych korzyści są dużym udogodnieniem dla pracowników. Czują się oni docenieni i są wdzięczni.

Karty podarunkowe ze środków obrotowych firmy

Pierwszym źródłem finansowania kart podarunkowych Pluxee Prezent są obrotowe środki firmy, czyli aktywa finansowe przedsiębiorstwa. Benefity finansowane z wymienionego, tradycyjnego źródła zgodnie z prawem ulegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym, niezależnie od wartości wręczanego podarunku. Jednak karty podarunkowe Pluxee Prezent  ulegają pełnemu oskładkowaniu, a ich wartość zwiększa podstawę składek na ubezpieczenie zdrowotne i społeczne. Przy finansowaniu Kart podarunkowych Pluxee Prezent (wcześniej Kart podarunkowych Sodexo) ze środków obrotowych przedsiębiorstwa należy pamiętać, aby prawidłowo wykazać koszty w dokumencie PIT-11. W tej sytuacji karty dla pracowników traktuje się jako koszty uznania przychodu, a więc dodatkowe świadczenia pozapłacowe.

Karty Podarunkowe finansowane ze środków ZFŚS

Aby dowiedzieć się więcej na temat finansowania benefitów dla pracowników z różnego rodzaju źródeł, warto przyjrzeć się bliżej dofinansowywaniu przez Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. ZFŚS to środki finansowe gromadzone przez pracodawcę. Wymogiem do założenia ZFŚS jest zatrudnianie minimum 50 pracowników pracujących na pełen etat, a karty podarunkowe Pluxee Prezent, które zakupimy jako pracodawca, uznawane są za zaświadczenia socjalne, dlatego też zwolnione są z płacenia podatku. Z tych środków można finansować świadczenia socjalne, pomoc materialno-rzeczową czy finansową dla pracowników firmy.

Przy finansowaniu świadczeń z ZFŚS, należy wziąć pod uwagę wiele aspektów, które wymienione są w wewnętrznym regulaminie przyznawania środków z tego funduszu. Jest to między innymi sytuacja materialna oraz życiowa danego pracownika, która powinna różnicować wartość przekazanego wsparcia. Jeśli dany pracownik nie spełnia określonych wymogów do przyznawania pomocy lub świadczeń socjalnych, podstawa składek będzie większa.

Jedną z zalet zakupu Kart podarunkowych Pluxee Prezent z ZFŚS jest całkowite zwolnienie ze składek ZUS niezależnie od wartości kart. Aby uzyskać pełne zwolnienie z podatku dochodowego aż do 2000 zł, należy prawidłowo przeprowadzić proces pozyskiwania funduszy z ZFŚS, który będzie zgodny z wewnętrznym regulaminem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Karty Podarunkowe dla pracowników a koszty uzyskania przychodu, VAT i ZUS

Karty podarunkowe Pluxee Prezent są popularnym benefitem dla pracowników, który zazwyczaj jest wręczany jako podarunek na święta czy upominek jubileuszowy. Karty te uznawane są również za świadczenie pieniężne, które do kwoty 2000 zł rocznie jest zwolnione z podatku PIT przy finansowaniu z ZFŚS. Powodem jest forma podarunku, która jako karta płatnicza traktowana jest jako świadczenie pieniężne pozwalające na wydanie dostępnych środków na koncie przez pracownika. Jednak zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT wysokość świadczeń nie powinna przekraczać 2000 zł w ciągu całego roku podatkowego. Co więcej, zwolnienie z podatku dochodowego dotyczy wyłącznie Kart podarunkowych lub wirtualnych. Natomiast rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Warto wiedzieć, że Karty podarunkowe Pluxee Prezent finansowane z ZFŚS nie podlegają oskładkowaniu ZUS. Ponadto w  przypadku zasilenia Kart podarunkowych Pluxee Prezent finansowanych z ZFŚŚ – kosztem jest wartość odpisu dokonanego zgodnie z przepisami o ZFŚS, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów zostały wpłacone na rachunek funduszu.

Karty podarunkowe Pluxee Prezent finansowane z ZFŚS – co warto wiedzieć

  1. Karty Podarunkowe finansowane z ZFŚS są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych do kwoty 2000 zł rocznie.
  2. Wartość zasilenia Kart Podarunkowych finansowana z ZFŚS nie powoduje zwiększenia podstawy wymiaru składki ZUS. Wartość kart wydanych pracownikom stanowi dla firmy koszt uzyskania przychodu, jeśli finansowane są ze środków obrotowych pracodawcy i nie stanowią działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych.
  3. Jeśli dofinansowanie Kart Podarunkowych pochodzi z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, kosztem jest wartość odpisu dokonanego zgodnie z przepisami o ZFŚS, a także, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów zostały wpłacone na rachunek Funduszu.
  4. W rozumieniu Ustawy o podatku od towarów i usług (VAT) charakter usług Pluxee (wcześniej Sodexo) sprawia, że podatkiem VAT obciążona jest jedynie wysokość prowizji, gdyż wartość nominalna kart nie jest towarem ani usługą w myśl przepisów tej Ustawy.
  5. Wszelkie opłaty związanie z zamówieniem Kart podarunkowych Pluxee Prezent nie mogą być finansowane z ZFŚS, a jedynie ze środków obrotowych.

Koszt uzyskania przychodu a podstawa prawna

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

Art. 16 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r. (Dz. U. 2017.2343 t. j.): Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: pkt 9) odpisów i wpłat na różnego rodzaju fundusze tworzone przez podatnika; kosztem uzyskania przychodów są jednak: lit. b) odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek Funduszu.[1]

Środki obrotowe

Art. 15 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r. (Dz. U. 2017.2343 t. j.): Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (…). Art. 16 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r. (Dz. U. 2017.2343 t. j.): Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych.[2]

ZUS

2 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. (Dz. U. 1998, nr 161, poz. 1106, z późniejszymi zmianami): Podstawy wymiaru składek nie stanowią następujące przychody: pkt 19) świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.[3]

PIT

Art. 21 ust. 1 i Art. 52l Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych z dnia 26 lipca 1991 r. (Dz. U. 2018.200 t. j.): Wolne od podatku są: pkt 67). Wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 2000 zł (Art. 52l); rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.[4]

VAT

Przekazanie środków na karcie pracownikom nie rodzi obowiązku podatkowego w rozumieniu przepisów Ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. (Dz. U. 2017.1221 t. j.).[5]

Karty Podarunkowe dla pracowników – podsumowanie

Karty podarunkowe Pluxee Prezent są idealnym benefitem dla pracowników, który pozwala w długim okresie wykorzystać środki na karcie na najbardziej pożądany produkt czy usługę. Szeroka sieć akceptacji umożliwia dokonywanie płatności w tysiącach najpopularniejszych sklepów stacjonarnych i internetowych, a także w Polsce i za granicą. Liczne korzyści dla pracownika oraz pracodawcy zachęcają przedsiębiorców do zakupu benefitów w postaci Kart podarunkowych Pluxee Prezent. Forma karty płatniczej uznawana jest za rzeczowe świadczenie, które zwalniane jest z podatku dochodowego przy finansowaniu jej z ZFŚS. Natomiast, gdy decydujemy się na opłacenie kart ze środków obrotowych firmy pracodawcę obowiązuje opodatkowanie zgodne ze skalą podatkową To nowoczesne rozwiązanie jest coraz popularniejsze, nie tylko z uwagi na finansowe korzyści dla firmy, lecz również z uwagi na motywacyjną moc kart!

Wręczenie pracownikom benefitu w postaci Karty podarunkowej Pluxee Prezent jest świetnym sposobem na podziękowanie za lojalność i ciężką pracę zespołu! Niezależnie od okazji szerokie zastosowanie i możliwość wykorzystania środków na zasilonej karcie na dowolny produkt czy usługę wpasuje się w preferencje każdego pracownika i zapewni swobodę wyboru. Jeśli chcesz zmotywować swój zespół do dalszej pracy i wspólnie dążyć do osiągnięcia sukcesu, dowiedz się więcej na temat różnorodnej oferty benefitów pracowniczych.

[1] https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19920210086/U/D19920086Lj.pdf

[2] https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19920210086

[3] https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19981611106

[4] https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU19910800350

[5] https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20170001221