Zaledwie 4 na 100 pracowników chciałoby dziś pracować w klasycznym open-space, a blisko 84 proc. wskazuje hałas jako największą bolączkę biurowej codzienności – wynika z raportu firmy Nowy Styl. Zamiast rzędów biurek szukamy stref socjalnych i przestrzeni do spotkań – bo aż 8 na 10 z nas przychodzi do biura głównie po to, by budować relacje z zespołem. Wrześniowa powracająca fala pracowników i skumulowany ruch w środku tygodnia bezlitośnie zweryfikują jednak elastyczność firmowych przestrzeni. Ekspertka Sodexo Polska zwraca uwagę, że zmienna frekwencja to sprawdzian nie tylko dla układu mebli, ale i dla infrastruktury budynku – od wydajności wentylacji po sprawną obsługę w porze lunchu.
Dane dotyczące wykorzystania biur pokazują, że największy ruch przypada na środek tygodnia. Według badania CBRE wtorek i czwartek należą do najpopularniejszych dni pracy z biura, podczas gdy środa i piątek są spokojniejsze. W badaniu CBRE średnie tygodniowe wykorzystanie biur wyniosło 46 proc., podczas gdy w dniach szczytowych sięgało 71 proc.
– Dni o największej frekwencji dobrze pokazują, jak biuro funkcjonuje w praktyce, dlatego punktem wyjścia do zmian powinno być poznanie potrzeb osób, które korzystają z niego na co dzień. To pracownicy najlepiej wiedzą, czy brakuje im miejsc do spokojnej pracy, przestrzeni do spotkań zespołowych czy innych rozwiązań, które ułatwiłyby im codzienne funkcjonowanie. Dobrym rozwiązaniem jest więc włączenie ich w proces planowania zmian, na przykład poprzez stworzenie grup roboczych zajmujących się konkretnymi obszarami funkcjonowania biura. Pozwala to spojrzeć na przestrzeń z różnych perspektyw i wychwycić problemy, które nie zawsze są widoczne z poziomu samego zarządzania obiektem. Dopiero mając taki obraz, można zdecydować, jakie zmiany rzeczywiście są potrzebne – mówi Małgorzata Bachner, Regional Operations Manager, Sodexo Polska.
Budynek też musi „pracować” elastycznie
Różnice w liczbie osób obecnych w biurze wpływają również na warunki panujące wewnątrz budynku. We wtorek rano wentylacja czy klimatyzacja mogą pracować pod znacznie większym obciążeniem niż w piątek po południu. Znaczenie ma tu nie tylko temperatura, ale cały mikroklimat pomieszczeń. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie Warunków Technicznych (§ 147) oraz przepisami BHP (§ 30), systemy budynkowe muszą zapewniać odpowiednią jakość środowiska wewnętrznego, uwzględniającą bilans ciepła, zanieczyszczeń oraz wymagany strumień świeżego powietrza na osobę.
Aby instalacje odpowiadały zarówno tym wymaganiom, jak i rzeczywistemu wykorzystaniu przestrzeni, powinny reagować na zmieniającą się liczbę osób w budynku. Pomocne są w tym dane dotyczące frekwencji, zajętości poszczególnych stref czy zużycia mediów. Nie chodzi przy tym o codzienne ręczne zmienianie ustawień. Na podstawie tych informacji systemy mogą zwiększać lub ograniczać swoją pracę w poszczególnych częściach budynku, zależnie od rzeczywistego zapotrzebowania.
Nie więcej biurek, tylko więcej możliwości
Podobny problem pojawia się przy samej organizacji przestrzeni. Stała liczba przypisanych stanowisk rzadko odzwierciedla rzeczywiste nawyki pracowników pracujących coraz częściej w modelu hybrydowym. Jednego dnia może brakować miejsc do pracy zespołowej i sal spotkań, podczas gdy kilka dni później część biurek pozostaje pusta.
Według wspomnianego badania CBRE, 61 proc. firm korzysta z nieprzypisanych na stałe biurek. 55 proc. respondentów spodziewa się w średnim terminie zmniejszenia zajmowanej powierzchni biurowej, podczas gdy 21 proc. firm planuje ją zwiększyć.
Nie zawsze potrzebne jest więc większe biuro i więcej biurek. Przy zmiennym obłożeniu większe znaczenie ma to, czy dostępna przestrzeń odpowiada temu, jak pracownicy rzeczywiście z niej korzystają. Te potrzeby mogą zmieniać się nie tylko w zależności od dnia tygodnia, ale też od charakteru wykonywanej pracy.
– Przy planowaniu przestrzeni nie chodzi tylko o to, ile stanowisk uda się w niej zmieścić. Biuro powinno odpowiadać na różne sposoby pracy. Potrzebne są zarówno miejsca do spotkań i pracy zespołowej, jak i strefy, w których można się skupić czy przeprowadzić rozmowę bez przeszkadzania innym. Dobrze, jeśli układ nie jest przy tym zaplanowany raz na zawsze. Mobilne meble czy przesuwne ścianki pozwalają stosunkowo szybko zmienić funkcję danej przestrzeni, na przykład w zależności od liczby osób czy charakteru spotkania. Dzięki temu nie każda zmiana potrzeb musi oznaczać kolejną przebudowę biura – dodaje Małgorzata Bachner.
Co dzieje się w porze lunchu?
Zasada elastycznego dopasowania przestrzeni nie kończy się jednak na strefie z biurkami. Równie dynamicznie musi reagować firmowa gastronomia, która w szczytowych dniach tygodnia staje się głównym miejscem integracji. W zależności od biura strefa ta przyjmuje różne formy. Czasem jest to duża przestrzeń z pełną obsługą, innym razem niewielki punkt z gotowymi posiłkami, kawiarnia albo kilka miejsc, w których można szybko coś zjeść. Każde z tych rozwiązań inaczej reaguje na większą liczbę pracowników pojawiających się w biurze. Skala wykorzystania takich przestrzeni jest przy tym znacząca. Jak wynika z badania Antal i Sodexo Polska „Jak Polacy jedzą w pracy?”, 49 proc. pracowników spożywa posiłki w kuchni, kantynie lub stołówce pracowniczej.
Najwięcej osób gromadzi się w strefie gastronomicznej w porze lunchu, co przy skumulowanej frekwencji tworzy wąskie gardło. Dla pracowników czas ma tu kluczowe znaczenie – aż 58 proc. z nich przyznaje, że brakuje im go na posiłek w ciągu dnia. Gdy w szczycie pojawiają się kolejki, napięty grafik zmusza ich do rezygnacji z przerwy lub powrotu do jedzenia przy biurku. Dlatego sprawność operacyjna kantyny okazuje się równie ważna co samo menu. Zachowaniu płynności sprzyja elastyczne zarządzanie wydawką: dynamiczne zwiększanie obsady w godzinach szczytu, dodatkowe punkty obsługi czy rozbudowa strefy dań gotowych (Grab & Go).
Ekspertka Sodexo zwraca uwagę, że powakacyjny wzrost frekwencji szybko obnaży słabsze punkty biura. Wtedy będzie najlepiej widać, czy sale, instalacje i zaplecze gastronomiczne są przygotowane na dni, gdy większość zespołu pojawia się na miejscu jednocześnie.
