Najdroższy metr kwadratowy to ten, z którego nikt nie chce korzystać

Czy podczas zakupów zdarza Wam się liczyć CPU – Cost Per Use?

Ja robię to prawie zawsze. No dobrze, może nie przy zakupach spożywczych. Ale kiedy kupuję coś droższego, lubię sprawdzić, ile naprawdę będzie mnie kosztować jedno użycie.

Wyobraźmy sobie telefon za 6000 zł. Duży wydatek? Zdecydowanie. Ale jeśli będę korzystać z niego codziennie przez trzy lata, koszt jednego dnia wyniesie około 5,50 zł. Nagle cena zaczyna wyglądać zupełnie inaczej.

A co, gdybyśmy podobnie spojrzeli na biuro?

Firmy inwestują miliony w powierzchnię biurową. Płacą za każdy metr kwadratowy – niezależnie od tego, czy ktoś korzysta z niego codziennie, raz w tygodniu czy prawie nigdy.

Najdroższy metr kwadratowy nie zawsze jest więc tym, który kosztuje najwięcej. Czasem jest nim ten, z którego nikt nie chce korzystać.

Sala konferencyjna, której nikt nie potrzebuje?

Weźmy na warsztat 10-osobową salę konferencyjną, która przez większość tygodnia stoi pusta. Co możemy z nią zrobić?

Gabinet masażu? Pokój do jogi i medytacji? Game room? A może podzielić ją na kilka mniejszych przestrzeni do spotkań?

Każdy z tych pomysłów może być świetny. Tylko czy na pewno dla naszych użytkowników?

Zanim zaczniemy przesuwać ściany, warto zadać trzy proste pytania: kto będzie z tej przestrzeni korzystał, jak często i w jakim celu?

Bo jeśli pokój do jogi będzie używany dwa razy w miesiącu, jego Cost Per Use może okazać się zaskakująco wysoki. Jeśli natomiast tę samą przestrzeń zamienimy na mniejsze pokoje do spotkań, których pracownikom codziennie brakuje, wartość tego samego metra kwadratowego może wyglądać zupełnie inaczej.

Oczywiście nie wszystko da się sprowadzić do jednej kalkulacji. Znaczenie mają akustyka, wentylacja, lokalizacja czy możliwość późniejszej zmiany funkcji. Ale równie ważne jest coś, czego nie zobaczymy na rzucie architektonicznym: jak ludzie naprawdę korzystają z biura.

Pusta przestrzeń nie zawsze oznacza problem

W modelu hybrydowym biuro nie musi być pełne przez pięć dni w tygodniu. Nie każda pusta sala czy wolne biurko oznaczają więc źle wykorzystaną przestrzeń.

Problem zaczyna się wtedy, gdy przestrzeń nie odpowiada na potrzeby ludzi właśnie wtedy, kiedy jej potrzebują.

Pracownik przychodzi do biura i nie może znaleźć miejsca na spotkanie. Chce spokojnie porozmawiać z klientem, ale wszystkie małe sale są zajęte. Potrzebuje godziny pracy w skupieniu, a dostępne są wyłącznie otwarte stanowiska.

Jednocześnie kilka metrów dalej stoi pusta duża sala konferencyjna.

I wtedy warto zadać sobie pytanie: czy rzeczywiście brakuje nam przestrzeni, czy może wykorzystujemy ją inaczej, niż potrzebują tego jej użytkownicy?

Nie tylko space utilization. Liczy się również doświadczenie

Dane o wykorzystaniu przestrzeni mogą powiedzieć nam bardzo dużo: które miejsca są używane, kiedy pojawiają się największe obłożenia i gdzie powstają niewykorzystane zasoby.

Ale same dane nie powiedzą nam wszystkiego.

Możemy wiedzieć, że sala jest zajęta przez 30% czasu. Nadal jednak nie wiemy, dlaczego przez pozostałe 70% nikt jej nie wybiera.

Może jest za duża. Może znajduje się w niewygodnym miejscu. Może system rezerwacji nie działa tak, jak powinien. Może pracownicy potrzebują zupełnie innego rodzaju przestrzeni.

Dlatego coraz częściej patrzę na workplace nie tylko przez pryzmat space utilization, ale również przez user experience.

Puste biuro może być problemem usługi

Sama przestrzeń nie sprawi, że ludzie będą chcieli z niej korzystać.

Możemy mieć świetnie zaprojektowane biuro, wysokiej jakości wyposażenie i atrakcyjną lokalizację. Ale dopiero sposób, w jaki ta przestrzeń działa każdego dnia – jak jest zarządzana, obsługiwana i dostosowywana do zmieniających się potrzeb – tworzy doświadczenie użytkownika.

I właśnie tutaj przestrzeń spotyka się z Hospitality.

Bo Hospitality w miejscu pracy nie oznacza wyłącznie recepcji, dobrej kawy czy obsługi spotkań. To również umiejętność obserwowania, jak ludzie korzystają z miejsca, słuchania ich potrzeb i reagowania wtedy, gdy przestrzeń przestaje za nimi nadążać.

Nie chodzi więc o to, żeby za wszelką cenę wykorzystać każdy metr kwadratowy.

Chodzi o to, żeby każdy metr, za który płacimy, miał swój sens.

Bo czasami najlepszą inwestycją w biuro nie jest kolejny metr kwadratowy.

Tylko sprawienie, żeby człowiek naprawdę chciał z niego skorzystać.

A gdybyście dziś dostali jedną salę konferencyjną do całkowitego przeprojektowania – co byście w niej stworzyli?