Rola Facility Managera w utrzymaniu ciągłości działania obiektu

Facility Management (FM) jest jednym z kluczowych obszarów w zarządzaniu obiektami. Jego celem jest zapewnienie, by obiekt funkcjonował w sposób płynny, efektywny i zgodny z wymaganiami użytkowników. W tym kontekście rola Facility Managera (FM) staje się kluczowa, zwłaszcza w kontekście zapewnienia ciągłości działania obiektu.

Wprowadzenie do roli Facility Managera

Facility Manager to osoba odpowiedzialna za zarządzanie całością działań związanych z utrzymaniem infrastruktury budynku. Obejmuje to zarówno aspekty techniczne, finansowe oraz organizacyjne, które zapewniają sprawne funkcjonowanie obiektu.

Ciągłość działania obiektu oznacza zapewnienie niezawodności infrastruktury oraz możliwość nieprzerwanego zapewnienia przez obiekt jego funkcji, przy jednoczesnym zachowaniu komfortu jej użytkowników. Wymaga to od Facility Managera umiejętności szybkiego reagowania na problemy oraz umiejętności zarządzania ryzykiem. Nie bez znaczenia jest tu też wątek umiejętności zarządzania zespołem oraz współpracy z podmiotami zewnętrznymi. 

Zarządzanie infrastrukturą techniczną

Jednym z najważniejszych aspektów utrzymania ciągłości działania obiektu jest zarządzanie jego infrastrukturą techniczną. FM odpowiada za prawidłowe funkcjonowanie takich systemów jak instalacje elektryczne, systemy ogrzewania, wentylacji i klimatyzacji (HVAC), systemy przeciwpożarowe, systemy niskoprądowe, w tym automatyki budynkowej, systemy hydrauliczne, a także instalacje służące ochronie środowiska. Należy również pamiętać o samej strukturze budynku oraz terminowej realizacji wszelkich przeglądów wymaganych przepisami prawa.

Planowanie i przewidywanie awarii

Facility manager powinien wypełniać swoje zadania w oparciu o ustandaryzowane procesy, pozwalające na przewidywanie i zapobiegania potencjalnym awariom. Niezbędnym elementem efektywnych procesów jest analiza danych eksploatacyjnych oraz monitorowanie wskaźników wydajności i awaryjności. Dzięki regularnym analizom możliwe jest identyfikowanie punktów wysokiego ryzyka i wdrażanie działań naprawczych.

Pokłosiem skutecznej analizy jest również ułożenie i wprowadzenie aktualizacji do planu przeglądów prewencyjnych oraz podjęcie działań korygujących. Nowoczesne narzędzia oddane do dyspozycji Facility Managera, wspierają możliwość predykcji w zakresie prowadzonej obsługi, co wkrótce przekłada się na zmniejszenie wydatków operacyjnych i bardziej efektywne planowanie inwestycji.

Optymalizacja procesów operacyjnych

Facility Manager musi dbać o efektywność operacyjną obiektu. Oznacza to szybkie reagowanie, w celu przywrócenia sprawności infrastruktury, ale również poszukiwanie optymalizacji operacyjnej Należy pamiętać, że działalność operacyjna jest wypadkową wielu czynników zewnętrznych, jak: sezonowość, sytuacja ekonomiczna, zmiany przepisów czy potrzeby użytkowników, oraz wewnętrznych jak: absencje personelu, terminy dostaw, określony standard obsługi obiektu czy budżet nieruchomości. Podejście procesowe pozwala Facility Managerowi na wprowadzanie optymalizacji niezależnie od wspomnianych czynników. Wymaga to doświadczenia w zarządzaniu usługami i zespołem, zdolności analizy kosztów, umiejętności korzystania z systemów wspierających utrzymanie techniczne (CAFM / CMMS) oraz bogatego zaplecza technicznego.

Bardzo ważnym wątkiem w poszukiwaniu usprawnień jest wdrażanie strategii zrównoważonego rozwoju. Przemyślane wdrożenie strategii powinno przełożyć się na uzyskanie poprawy w zakresie zużycia energii elektrycznej, wody oraz pozostałych mediów, nie zapominając o komforcie użytkowników. 

Współpraca z zewnętrznymi dostawcami

Bezpieczeństwo i niezakłócona praca obiektu opierają się również o sprawny łańcuch dostaw. Współpraca z zewnętrznymi dostawcami usług, takich jak konserwacja urządzeń dźwigowych, obsługa separatorów czy serwis automatyki budynkowej to codzienny obowiązek Facility Managera. 

Ważnym aspektem współpracy z dostawcami jest monitorowanie ich wyników oraz regularna ocena jakości świadczonych usług. Facility Manager powinien również nadzorować realizację kontraktowych KPI, dbając o terminowe realizowanie działań oraz eliminowanie ryzyk związanych z niewłaściwym wykonaniem zleconych usług.

Utrzymanie komfortu i bezpieczeństwa użytkowników

Świadomy Facility Manager odpowiada za utrzymanie wysokich standardów usług, takich jak sprzątanie, bezpieczeństwo czy zarządzanie przestrzenią. Zapewnienie odpowiednich warunków w obiekcie, jak komfortowa temperatura, czystość czy sprawność systemów informacyjnych, ma kluczowe znaczenie dla wydajności i komfortu pracy osób w nim przebywających. Znajomość bieżących potrzeb użytkowników obiektu umożliwia stworzenie oczekiwanych warunków pracy, co dla właściciela nieruchomości lub najemcy oznacza   większe zaangażowanie pracowników, ich satysfakcję oraz efektywność

Podsumowanie

Rola Facility Managera w utrzymaniu ciągłości działania obiektu jest kluczowa. Odpowiedzialność za zarządzanie infrastrukturą techniczną, przewidywanie awarii, optymalizację procesów oraz zapewnienie komfortu i bezpieczeństwa użytkowników to fundamenty skutecznego zarządzania obiektem. Dobre praktyki FM opierają się na precyzyjnym planowaniu, bieżącym monitorowaniu stanu obiektu oraz współpracy z zewnętrznymi dostawcami usług. Dzięki temu Facility Managerowie zapewniają, że obiekt działa w sposób ciągły i bez zakłóceń, co przekłada się na jego stabilne i efektywne funkcjonowanie.