Jeszcze całkiem niedawno praca zdalna wielu z nas wydawała się czymś niezwykłym, egzotycznym i jednocześnie bardzo pożądanym. Obecnie coraz więcej firm decyduje się na przejście w tryb pracy zdalnej. Programiści, informatycy, graficy, marketerzy, dziennikarze – to branże, które coraz częściej stawiają na home office. Z perspektywy pracodawcy praca z domu ma swoje zalety, ale jest też wyzwaniem: jak jednak zarządzać zespołem pracującym zdalnie – i co najważniejsze: jak go motywować, by osiągać zadowalające wyniki?
Home office – wyzwania i szanse
Home office – czyli tak zwana praca zdalna – to marzenie niejednego pracownika. Często taki tryb budzi jednak ogromne kontrowersje wśród niektórych pracodawców, którzy przywykli do tradycyjnego trybu stacjonarnego. Jakie szanse niesie ze sobą praca zdalna? O tym systemie motywacyjnym warto mówić głośno:
- Dostępność pracowników – Z perspektywy pracownika home office jest formą benefitu – pracownikowi nie grozi na przykład obniżone z powodu zwolnienia wynagrodzenie. Skręcona kostka, drobna kontuzja? Teraz to nie przeszkoda, by pozostać aktywnym zawodowo. Pracownik zdalny może także dostosowywać swój czas pracy do obowiązków domowych (work-life balance!). Rano praca, potem spacer z dzieckiem, wieczorem powrót na stanowisko – taki system pozwala często rozwiązać palące problemy w czasie rzeczywistym np. późnym popołudniem lub wieczorem bez konieczności oczekiwania na kolejny dzień roboczy.
- Wygoda – praca z każdego miejsca w kraju i na świecie – o każdej porze dnia i nocy? Branże, które wymagają stałego monitorowania rynku, mogą tylko skorzystać na trybie zdalnym – jeśli pracownik musi pełnić dyżur w weekend czy poza godzinami pracy biurowej, niech robi to zdalnie!
- Odpowiedzialność – z opcji pracy zdalnej nie musimy korzystać na co dzień, a jedynie np. w wyjątkowych sytuacjach. Dobrze sprawdza się zasada, że jeśli pracownik źle się czuje – może nie przychodzić do biura, a pracować zdalnie. W ten sposób minimalizujemy ryzyko zarażenia zespołu grypą, sezonowym wirusem czy nawet zwykłym przeziębieniem – mniejsza absencja zespołu to większy zysk dla firmy. Taki system zdaje świetnie egzamin w dobie pandemii koronawirusa.
Czy utrata motywacji to realne ryzyko pracy w domu?
Jakie zagrożenia niesie ze sobą praca zdalna? O co najczęściej martwią się pracodawcy, którzy dopiero rozpoczynają swoją przygodę z pracą zdalną?
- Chaos informacyjny – nikt nie wie, co robi i jak ma to zrobić – jeśli zależy nam na dobrym zarządzaniu, postawmy na profesjonalny CRM – do wyboru mamy wiele narzędzi: Asana (system trialowy jest za darmo, podobnie jak wersja basic dla pojedynczych pracowników i małych zespołów, do wyboru mamy też bardziej rozbudowane plany – ich cena zależy od liczby pracowników oraz od dostępnych funkcji), Bitrix24 (pakiet narzędzi biznesowych dla początkujących jest dostępny za darmo, następnie do wyboru mamy różnorodne pakiety, których cena waha się od 71 zł do nawet 559 zł za miesiąc w przypadku firm), Trello (tu również podstawowy pakiet jest dostępny za darmo, za bardziej rozbudowane funkcje trzeba zapłacić ok. 60 zł miesięcznie) i inne.
- Spadek motywacji i zaangażowania pracowników – praca w pojedynkę w czterech ścianach domu może być dla wielu osób obciążająca psychicznie – z tego względu warto zadbać o dobrą komunikację zespołu – Google Hangouts, Skype – dzięki prostym komunikatorom nasz zespół może być stale w kontakcie – wspierać się i motywować wzajemnie.
- Spadek tempa pracy – praca zdalna, tak samo jak praca stacjonarna, musi toczyć się swoim rytmem – z tego względu warto konkretnie rozpisać podział zadań i obowiązków, a rano zorganizować wirtualne spotkanie z zespołem, podczas którego omówimy progres projektu i kolejne kroki.
Jak motywować pracowników zdalnych?
Jak zatem dbać o pracujących zdalnie? Czy istnieje jakiś sprawdzony sposób motywacji pracowników zdalnych? Przede wszystkim należy dobrze nimi zarządzać! Zorganizowany zespół – czy to ten pracujący w biurze, czy zdalnie wykona swoją a pracę od A do Z i będzie czerpał z niej satysfakcję. Narzędzia, które ułatwią nam organizację pracy zdalnej, to na przykład:
- Asana: zaawansowane narzędzie do zarządzania projektami. Delegowanie zadań, kalendarz, lista, ustalanie deadline’ów, dodawanie załączników, rozpisywanie projektów na zadania i podzadania i wiele, wiele więcej.
- Dropbox: przestrzeń dyskowa w chmurze? Proszę bardzo! Dropbox możemy wykorzystać do przechowywania i współdzielenia plików.
- Team Viewer: awaria komputera? Problem techniczny? Firmowy informatyk może dzięki temu programowi zalogować się na nasz pulpit i naprawić usterkę.
- We transfer: służy do przesyłania ciężkich plików, paczek ze zdjęciami, plików w dużej rozdzielczości.
- Dysk Google: konkurencja dla Dropboxa – sprzężona z kontem Gmail pozwala wygodnie tworzyć arkusze online i współdzielić je z zespołem.
Trzeba jednak pamiętać, że home office to dziedzina, która rozwija się prężnie i właściwie bez przerwy na rynku pojawiają się nowe narzędzia, które ułatwiają pracodawcom zarządzanie zespołem na odległość. Warto szukać i testować różne systemy, by znaleźć taki, który najlepiej odpowiada na potrzeby naszej firmy.
Praca zdalna pozostaje jednym z najbardziej pożądanych pozapłacowych benefitów pracowniczych. I trzeba przyznać, że coraz więcej pracodawców przekonuje się do właśnie takiej formy pracy. Zapanowanie nad zespołem pracującym zdalnie, zbudowanie ducha zespołu, umiejętne motywowanie – trzeba przyznać, że nie każdy to potrafi. Na szczęście do pracy zdalnej można się jednak odpowiednio przygotować: dzięki funkcjonalnym narzędziom jesteśmy w stanie nawet w nieoczekiwanych sytuacjach przejść na tryb pracy zdalnej bez konieczności całkowitego zawieszenia działalności firmy. To chyba największa zaleta home office – warto o tym pamiętać szczególnie wobec aktualnego zagrożenia epidemią koronawirusa.
