Dofinansowanie posiłków w pracy jest uznawane przez pracowników za jeden z najbardziej pożądanych benefitów pozapłacowych. Jednak w pewnych szczególnych okolicznościach takie działanie nie zależy wyłącznie od realizowanej przez pracodawcę polityki benefitowej, tylko stanowi obowiązek wynikający z przepisów. Posiłki regeneracyjne nie są zatem ponadprogramowym świadczeniem, ale przysługują każdej osoby pracującej w ciężkich warunkach.
Czym jest nieodpłatny posiłek profilaktyczny i kto powinien go otrzymać? Napoje oraz posiłki regeneracyjne a VAT – w jakich okolicznościach konieczne jest odliczenie podatku od towarów i usług? Poniżej znajduje się pigułka wiedzy na ten temat.
Posiłki regeneracyjne w pracy – kiedy i komu przysługują?
Kodeks pracy oraz Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów w następujący sposób mówią o posiłku regeneracyjnym
(profilaktycznym) – będzie to pożywienie przyznawane członkom kadry pracowniczej zatrudnionym w szczególnie uciążliwych warunkach i wykonującym pracę fizyczną (dotyczy to również osób pracujących pod ziemią, czy biorących udział w pracach związanych z usuwaniem skutków klęsk żywiołowych i innych zdarzeń losowych).
Takie pożywne oraz pełnowartościowe dania mają pomóc im się wzmocnić, zregenerować siły oraz uzupełnić poniesione straty energii – ma to zapobiegać nadmiernemu wycieńczeniu organizmu. Dlatego te posiłki powinny spełniać kilka istotnych wymogów. Ich rodzaj i temperatura mają być dostosowane do warunków wykonywania pracy oraz pory roku. Wskazana jest średnia wartość kaloryczna dań (około 1000 kcal), a także rozkład makroskładników (50-55% węglowodanów, 30-35% tłuszczów i 15% białek).
Wydawanie posiłków regeneracyjnych następuje w trakcie regulaminowych przerw w pracy, najczęściej po upływie 3-4 godzin od rozpoczęcia wykonywania obowiązków zawodowych. Pracodawca musi ponadto zadbać o zapewnienie załodze komfortowych warunków do posilenia się. Posiłek profilaktyczny może być udostępniony w różnej formie, wybór konkretnej opcji należy do pracodawcy, nie ma jednak możliwości wypłacenia za niego ekwiwalentu pieniężnego.
Czy można odliczyć VAT od posiłków regeneracyjnych?
Posiłki regeneracyjne a VAT – jeśli ich zakup ma związek z działalnością opodatkowaną pracodawcy (nie dochodzi do tego dobrowolnie, tylko istnieje prawny obowiązek zapewnienia pracownikom takich posiłków), to co do zasady ma on prawo do odliczenia tego podatku na zasadach ogólnych. Na taką możliwość wskazuje art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Prawo do odliczenia podatku VAT najprawdopodobniej zostanie jednak zakwestionowane, gdy będzie chodziło o nabycie na cele osobiste.
Równocześnie trzeba liczyć się z tym, że w kontekście omawianej sprawy kluczowe znaczenie ma forma przekazania zespołowi posiłków profilaktycznych i charakterystyczne dla niej cechy. Nie można odliczyć VAT od nabycia usługi gastronomicznej lub hotelowej, jednak zakaz ten nie dotyczy zakupu usług cateringowych. Różnica pomiędzy wskazanymi rozwiązaniami polega na tym, że w pierwszy przypadku pożywienie jest przyrządzane, podawane i zjadane w lokalu należącym do usługodawcy (w restauracji, kawiarni lub barze), z kolei w drugiej sytuacji następuje przygotowanie zamówienia i dostarczenie gotowych dań do miejsc wskazanych przez odbiorców zewnętrznych (często uwzględnia się tutaj także zaserwowanie posiłku, czy realizację innych, dodatkowych świadczeń).
Ponadto praktyka stosowania prawa przez administrację podatkową wskazuje, że podatnik ma prawo do odliczenia VAT z faktury dokumentującej usługę stołówkową, jeżeli ma obowiązek zapewnienia pracownikom posiłków profilaktycznych. Natomiast, gdy inwestycja w usługę stołówkową będzie wynikała wyłącznie z dobrej woli pracodawcy, zostanie to uznane za nabycie związane z osobistymi potrzebami pracowników, a nie działalnością opodatkowaną VAT. W takich okolicznościach organy podatkowe odmawiają uznania odliczenia za poprawne.
