Jak stworzyć dobry regulamin akcji wsparcia sprzedaży?

Odpowiednio skonstruowana akcja wsparcia sprzedaży pozwala firmie na zwiększenie zysków, pozyskanie klientów i wzmacnianie ich lojalności. Jednak praktycznie każda tego typu akcja powinna być poparta dobrze napisanym, przejrzystym regulaminem, który bezpośrednio przekłada się na doświadczenia jej uczestników. Regulamin akcji powinien być prosty, konkretny, rozwiewający wszystkie wątpliwości, jakie w związku z nią mogą się pojawić. Z perspektywy organizatora, właśnie taki regulamin zapewni nie tylko komfort prawny, ale również mniej zapytań, a także reklamacji ze strony uczestników.
 
Działania wspierające sprzedaż są skutecznym sposobem na podnoszenie jej poziomu, zwiększanie przewagi nad konkurencją, lojalizowanie klientów i wzmacnianie pozycji firmy na rynku. Według badania „Wsparcie sprzedaży w czasach pandemii”, przygotowanego przez PBS dla Sodexo w październiku ubiegłego roku, akcje tego typu prowadzi blisko 3/4 firm, z czego 71% opiera je na nagrodach dla uczestników. Firmy, w zależności od potrzeb i celów, mogą zdecydować się na działania krótko- bądź długoterminowe, do których zaliczyć możemy konkursy, sprzedaż premiową czy programy lojalnościowe. Planując konkretne działanie wsparcia sprzedaży konieczne jest także przygotowanie regulaminu, który w klarowny sposób opisze zasady, rozwieje wątpliwości na temat nagród i warunków ich uzyskania oraz doprecyzuje m.in. kwestie związane z RODO.
   

Regulamin akcji wsparcia sprzedaży dlaczego warto go przygotować?

 
Regulamin to podstawowy zasób niezbędnych informacji dla uczestników danej akcji wsparcia sprzedaży. Nie możemy jednak zapominać, że jest to także podstawowe narzędzie dające komfort prawny organizatorowi akcji. Jest on jednocześnie dowodem naszego profesjonalizmu – pozytywnie wpływa na wizerunek i postrzeganie marki, co przekłada się na wzrost zaufania do podejmowanych przez nią działań względem klientów.
 
Klarowne określenie zasad, według których będzie odbywać się loteria, konkurs czy program lojalnościowy, pozwala na ograniczenie ewentualnych wątpliwości uczestników, a co za tym idzie również ich roszczeń. Według badania „Kompas lojalności w B2B. Oczekiwania uczestników a rzeczywistość”, blisko połowa z nich rezygnuje z udziału w takich akcjach z powodu niejasnych zasad uczestnictwa, a ponad jedna trzecia – z powodu zbyt często zmieniających się reguł. Z badania jednoznacznie wynika, że brak przejrzystego regulaminu opartego na klarownych zasadach, może przesądzić o niepowodzeniu akcji.
 
Warto zaznaczyć, że zgodnie z obowiązującym prawem regulamin nie jest obowiązkiem, a dobrą praktyką, poza jednym wyjątkiem. Najmocniej uregulowaną prawnie akcją wsparcia sprzedaży są loterie, a więc akcje, w których wynik ma charakter losowy. Ich charakter i zasady bardzo precyzyjnie określają przepisy ustawy o grach hazardowych, a co za tym idzie loterie rządzą się swoim prawami. W artykule skupiamy się na regulaminie konkursów, programów motywacyjnych i lojalnościowych oraz sprzedaży premiowej. Jeśli chcesz zorganizować loterię, zapoznaj się z treścią zwłaszcza rozdziału 5. ustawy, którą znajdziesz tutaj.
   

Jakie informacje powinien zawierać regulamin?

 
Zanim regulamin zostanie stworzony, warto zastanowić się nad wyborem odpowiedniej formy prawnej akcji. Pomoże w tym rozważenie następujących kwestii:
 
  • kim są uczestnicy planowanej akcji?
  • jaki mechanizm działania zostanie zastosowany?
  • ile osób weźmie udział w akcji / ile osób ma zostać nagrodzonych?
  • kiedy i w jaki sposób ogłoszeni będą zwycięzcy?
  • jaką funkcję pełnią odbiorcy akcji w procesie sprzedażowym?
  • jakie nagrody będą najbardziej motywowały odbiorców?
  • w jaki sposób uczestnicy mają zgłosić chęć udziału?
  • kiedy i w jaki sposób zwycięzcom zostaną przekazane nagrody?
Dopiero odpowiedzi na powyższe pytania, pozwalają nam wybrać adekwatną formę prawną akcji. Organizator ma do dyspozycji konkurs publiczny lub niepubliczny, loterię promocyjną lub audiototeksową, sprzedaż premiową oraz program innego typu (np. program dla pracowników, dystrybutorów czy handlowców).
 
Po określeniu formy prawnej można przejść do przygotowania regulaminu, w którym powinny się znaleźć:
 
  • Informacja o organizatorze oraz jego dane do kontaktu
  • Precyzyjne opisane zadanie – obowiązki uczestnika
  • Sposób przystąpienia do akcji (jeśli organizator stawia warunki, które pozwalają na dołączenie, muszą również zostać precyzyjnie określone)
  • Nagrody, które w ramach akcji można zdobyć – korzyści jakie może osiągnąć uczestnik
  • Sposób odbierania nagród
  • Termin, w jakim uczestnicy mogą się ubiegać o nagrodę
  • Postępowanie reklamacyjne
  • Klauzula informacyjna RODO
Dla przykładu, organizując konkurs, można określić w regulaminie, że udział mogą w nim wziąć na przykład wyłącznie osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą. Organizator powinien wskazać, jakie zadanie musi wykonać uczestnik akcji, by powalczyć o nagrodę (np. wymyślenie chwytliwego hasła reklamowego). Należy także wyznaczyć termin ogłoszenia zwycięzców oraz opisać sposób, w jaki się to odbędzie (np. drogą mailową, telefonicznie, poprzez publikację listy laureatów na stronie internetowej konkursu). Nie bez znaczenia są również jasne kryteria oceny prac nadesłanych przez uczestników i sam sposób wyłonienia zwycięzcy (jeśli o wyborze decyduje jury, powinno to zostać precyzyjnie dookreślone).
   

Regulamin akcji wsparcia sprzedaży a względy RODO

 
Przygotowując regulamin akcji wsparcia sprzedaży, organizator powinien pamiętać również o kwestiach związanych z RODO. Dotyczy to zarówno działań kierowanych do osób fizycznych, jak i segmentu B2B. W tym drugim przypadku przepisy RODO są stosowane, gdy uczestnikami są przedsiębiorcy, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą lub gdy akcja nie jest adresowana instytucjonalnie do podmiotu prawnego, a np. do pracowników takiej organizacji.
 
Organizatora obowiązuje zasada minimalizacji zbieranych danych osobowych. Musi on przygotować klauzulę informacyjną, w której znajdą się odpowiedzi na pytania dotyczące czasu przechowywania danych, celu, w jakim są one zbierane oraz praw przysługujących uczestnikowi akcji.
 

Jakie nagrody motywują uczestników akcji wspierających sprzedaż?

 
Regulamin powinien zawierać także informacje na temat nagród, które mogą zdobyć uczestnicy akcji wsparcia sprzedaży. Przed uzupełnieniem tego punktu warto zapoznać się z oczekiwaniami grupy docelowej. Z badań przeprowadzonych przez IRCenter na zlecenie Sodexo Kompas lojalności B2B. Oczekiwania kontra rzeczywistość” wynika, że największą popularnością wśród uczestników akcji wsparcia sprzedaży cieszą się karty przedpłacone, z możliwością zrealizowania dowolnej transakcji – takiej odpowiedzi udzieliło aż 53% respondentów. Blisko połowa chciałaby mieć możliwość samodzielnego wyboru nagrody rzeczowej z szerokiego katalogu udostępnionego przez organizatora. Uczestnicy akcji cenią sobie również rabaty oraz bony do wykorzystania w określonych sklepach.
 
Pamiętaj, by precyzyjnie opisać parametry nagród, a w komunikacji wykorzystywać zdjęcia produktów odpowiadających rzeczywistości. Przykładowo, jeśli nagrodą w konkursie jest samochód, opisz dokładnie jaki jest to model samochodu, z jakim wyposażeniem i w jakim kolorze. W swojej komunikacji nie wprowadzaj uczestników w błąd zdjęciami samochodu z najbogatszą wersją wyposażenia, jeśli do wygrania jest wersja podstawowa. To wprowadza w błąd i może być przyczyną różnych nieporozumień. Ta kwestia dotyczy również innych przedmiotów, takich jak wszelkiego rodzaju elektronika, komputery czy sprzęt AGD.
 
W czasie pandemii wzrosło znaczenie nagród zapewniających konkretne wsparcie dla domowego budżetu. W katalogu atrakcyjnych nagród wyróżniają się wirtualne karty premiowe, eVouchery oraz karty premiowe Sodexo. Zapewniają one zwycięzcom elastyczność w dysponowaniu pieniędzmi i gwarantują zachowanie bezpieczeństwa zdrowotnego poprzez możliwość dokonywania płatności także online. Dopasowanie nagród do bieżących potrzeb i oczekiwań odbiorców sprawia, że akcje wsparcia sprzedaży zwrócą uwagę większej liczby osób. Kwestię doboru nagród warto skonsultować z Ekspertem Sodexo.