Jak prowadzić właściwą komunikację?

Budowanie właściwych relacji biznesowych bez odpowiedniej komunikacji to jak budowanie domku z kart. Bardzo łatwo je zniszczyć jednym nierozsądnym ruchem. Prowadzona komunikacja musi być prosta, jasna i klarowna, by nie pojawiały się żadne nieporozumienia, mogące prowadzić do późniejszych konfliktów. Dobrze też, by była właściwie spersonalizowana. Jeśli komunikacja odbywa się w ramach programu lojalnościowego, powinniśmy zadbać o nią szczególnie starannie.

Czym jest komunikacja w biznesie?

Aby zrozumieć, jak poprawnie budować relacje z klientami, warto odpowiedzieć na pytanie: czym jest komunikacja?
Według definicji komunikacja jest procesem, który ma na celu spowodowanie u naszego odbiorcy zmiany świadomości pod wpływem informacji przekazywanej celowo, w następstwie konkretnych działań. Na komunikację składają się działania takie jak:

  • zakodowanie myśli przez nadawcę;
  • nadanie nośnika, czyli fizyczne przekazanie go odbiorcy przez wybrany kanał;
  • odebranie nośnika przez odbiorcę komunikatu;
  • odtworzenie treści informacji;
  • reakcja, odpowiedź.

Komunikacja w biznesie to klucz do budowania relacji zarówno z pracownikami, jak i kontrahentami, partnerami biznesowymi oraz odbiorcami usług/produktów.

Komunikacja nie może być przypadkowa

Na co dzień mamy do wyboru różne kanały komunikacji. Zanim jednak przejdziemy do wyboru któregoś z nich, na samym początku powinniśmy opracować dokładny plan komunikacji dopasowany do konkretnego profilu klienta. Jak to zrobić? Przede wszystkim zadajmy sobie pytania:

  • Kim jest mój klient?
  • Jak żyje?
  • Czym się zajmuje?
  • W jaki sposób chcę do niego dotrzeć?

Zanim więc wyślemy do uczestnika newsletter lub SMS, warto zastanowić się, co chcemy przekazać i jak odpowiednio skonstruować komunikat, by łatwiej osiągnąć wyznaczony cel. Dobrze jest dopasować język komunikatu oraz jego wygląd do grupy targetowej. Inaczej będziemy komunikować się z kontrahentami, inaczej z klientami. Te szczegóły i ich umiejętne wykorzystywanie często decydują o sukcesie komunikatu.

Dlaczego komunikacja jest ważna? Ponieważ dzięki niej jesteśmy w stanie zdobyć lojalnych klientów i pozostawić daleko za sobą konkurencję. Z tego względu warto zaufać zewnętrznym firmom doświadczonym w komunikacji. Sodexo proponuje prowadzenie za Ciebie spersonalizowanej komunikacji z uczestnikami konkursu, promocji czy programu lojalnościowego. Dzięki temu masz pewność, że Twoje relacje z klientami są w rękach prawdziwych profesjonalistów.

Kanały komunikacji. Newslettery

Za pośrednictwem newsletterów możemy przekazać dużo informacji w przejrzysty i ciekawy sposób. Warto wzbogacać nasze teksty o odpowiednie ilustracje, hiperłącza oraz infografiki.
Pamiętajmy też, że ilość nie zawsze oznacza jakość. Wysyłając zbyt wiele newsletterów, ryzykujemy, że zaczną one być traktowane jako spam. Lepiej wysyłać wiadomości rzadziej, ale za to z interesującymi informacjami dla uczestnika. Warto komunikować np. nowe nagrody w katalogu nagród, konkursy, nowe placówki, w których można realizować kupony promocyjne.

Wiadomości tekstowe w komunikacji biznesowej

SMS jest zdecydowanie najszybszą drogą dotarcia do uczestników programu. Ze względu na ograniczoną liczbę znaków w wiadomościach tekstowych komunikaty są krótkie, precyzyjne i zapadają w pamięć. Z tego samego względu ich napisanie stanowi spore wyzwanie.

Dzięki nowoczesnym technologiom można też targetować wysyłane wiadomości ze względu na lokalizację, w której dana osoba się znajduje. Przykładowo, gdy uczestnik będzie obok sklepu, w którym można realizować Kupony Premiowe, dostanie wiadomość mówiącą o tym, że właśnie znajduje się obok takiego miejsca i może w nim wykorzystać swój bon.

Telemarketing. Tradycyjny kanał komunikacji

Telemarketing jest trudnym i już nieco wyeksploatowany sposobem na kontakt z klientem. Właśnie dlatego coraz więcej firm od niego odchodzi: klienci oderwani od swoich zajęć przez dzwonek telefonu często nie mają ochoty lub czasu rozmawiać. Jeśli więc planujesz skorzystać z telemarketingu, zatrudnij do tego najlepszych marketerów, którzy nie będą jedynie bezmyślnie klepali oferty sprzedażowej, a umiejętnie poprowadzą negocjacje przez telefon.

Warto również pamiętać, by nie zasypywać uczestników zbyt dużą liczbą połączeń, tak by nie poczuli się osaczeni. Codzienny natłok informacji jest obecnie tak duży, że należy z telefonicznych form kontaktu korzystać z umiarem.